Proje İçeriği

Farklı alanlarda faaliyet gösteren firmalarda aynı anda yürütülmekte olan çok sayıda iş ve proje bulunmaktadır. Bu iş ve projelerle ilgili süreçlerin takip edilebilmesi için iş akışı ve doküman yönetim sistemleri (Business Process Management System, BPM) geliştirilmiştir. Müşteri/tedarikçi ile yapılan sözleşmelerin elektronik ortama taşınarak, mobil/elektronik imza desteği ile onaylanması ve proje kapsamında kâğıt ortamdan dijitale dönüş sağlanmıştır. Yapılan pazar ve ihtiyaç analizi doğrultusunda; müşterilere ait sözleşmelerin kayıt altında tutularak imzalanması, depolanması, dosyalarda full text search (tüm metin arama) yapılması, dosyaların indekslenmesi gibi özellikleri içerisinde barındırarak sözleşme yönetimi üzerine konumlandırılacak bir uygulama ihtiyacı doğduğu gözlemlenmiştir. Bu ihtiyaca cevap verebilmek için önerilen projede geliştirilecek uygulama ile büyük veya küçük, her ölçekten firmada kullanılabilecek; doküman yönetimi özelliğine sahip, elektronik ve mobil imza desteği olan yeni bir "Sözleşme Yönetimi İş Akış Yönetimi" geliştirilmiştir. Ayrıca sözleşme tarihine uygun şekilde ilgili sorumluya gidecek sözleşme yenileme, ödeme gibi hatırlatma bildirimleri bulunmaktadır. Böylelikle sözleşmelerinizin takibi ile ilgili herhangi bir aksaklık oluşmasını engellemeyi amaçlıyoruz.

Projenin Amacı

levent.kiziltan@eczacibasi.com.tr

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Kurum bünyesinde takip edilen sözleşmeleri dijital ortama taşıyarak yeni bir süreç yaratmayı ve elektronik/mobil imza ile de imzalama sürecinin zamandan ve mekandan bağımsız gerçekleştirilerek, işleyişi iyileştirmeyi hedefledik.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Sözleşmelerin elektronik/mobil imza ile web veya mobil uygulama üzerinden imzalanması ile müşteri deneyimini mükemmelleştirmeyi hedefledik.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Proje fikri, üst yönetimin ihtiyacından şekillendi ve Sözleşme Yönetim Sistemi olarak geliştirildi. Bu yüzden üst yönetimin desteği her aşamada alındı ve proje üst yönetim tarafından devamlı olarak takip edildi.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Satış, Satın Alma

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Uygulama sayesinde, Eczacıbaşı Holding ve kuruluşlarında sözleşmeler bazında dijital dönüşümü sağlamak hedeflenmişti. Bu sayede zaman kazanımı ve kağıt tasarrufu sağlanabilecektir. Şuana kadar 170 adet sözleşme, sözleşme yönetimi sistemi üzerinden takip edilmektedir ve hedeflediğimiz dijitalleşme ve zaman kazanımı gerçekleşmektedir.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Sözleşme Yönetimi Sistemi Projesi’nde Yazılım Geliştirme departmanından 3 kişi aktif olarak görev almıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Bulunmamaktadır